Digitales Büro: Diese Tools bringen Ordnung ins Chaos

Digitales Büro


In vielen Unternehmen werden Abläufe noch immer auf Papier geregelt. Die Folge: Papierkram gerät durcheinander, offene Forderungen werden vergessen und wichtige To Dos gehen unter. Das kostet unnötig Zeit und Geld. 

Gerade im Homeoffice sind digitale Lösungen unverzichtbar. Wir haben deshalb Tools und Services zusammengestellt, durch die Sie ganz papierlos Dokumente verwalten, Arbeitsprozesse automatisieren und Informationen zugänglich machen können.

Hier sind fünf Empfehlungen, die der Zettelwirtschaft den Kampf ansagen:


1) Aufgaben sortieren, Fortschritt überwachen

Durch zahlreiche Tools zur Aufgabenverwaltung gehören Post-Its der Vergangenheit an. Als persönliches Organisationstool eignet sich beispielsweise Todoist. Ein Tool, welches auch komplexere Themen abbilden kann, ist Trello. Die Darstellung in Listen und Karten hilft, den Überblick über Aufgaben und ihren Status zu behalten. Gerade visuelle Menschen kommen hier auf Ihre Kosten. Asana ist Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und Kommunikationstool in einem. Aufgrund der vielen Features erfordert Asana jedoch mehr Einarbeitung als die anderen.

Welches Tool das richtige für Ihr Unternehmen ist, machen sie am besten von der Komplexität Ihrer Projekte abhängig. Zu viele Features können bei kleineren Projekten schnell behindern, Tools mit zu wenigen Features bei größeren Projekten nicht alles abdecken. 


2. Rechnungen digitalisieren

Vorbei die Zeiten mit Regalen voller Ordner. Das Digitalisieren von Rechnungen ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro. E-Rechnungen sorgen für eine schnellere Bearbeitung und erleichtern die Wiederauffindbarkeit. Mit Zervant behalten Selbstständige und Kleinunternehmer alles im Blick. Sie können Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine und Angebote schreiben oder Gutschriften erstellen. sevDesk erkennt Rechnungen und Belege automatisch und ordnet sie direkt zu.

Das ist besonders wichtig, da ab 27. November 2020 die gesetzliche Pflicht gilt, für alle öffentlichen Aufträge elektronische Rechnungen auszustellen und zu versenden. 


3. Verträge verwalten

Nicht selten befinden sich Verträge mit Kunden und Lieferanten in einem E-Mail-Postfach oder in der Ablage. Wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder die Abteilung wechselt, geht das in der Ablage enthaltene Dokument verloren. Softwares für das Vertragsmanagement, wie zum Beispiel ShakeSpeare, d.velop oder contractalert helfen bei der Verwaltung von Verträgen, ohne dabei die Compliance aus den Augen zu verlieren. 

Besonders praktisch: Mit Hilfe der Tools lassen sich automatisch Kündigungsfristen hinterlegen, um die zuständige Person zu benachrichtigen. So können Verträge und Konditionen termingerecht neu verhandelt und Kosten eingespart werden.


4. Passwörter managen

Viele Unternehmen kämpfen mit dem gleichen Problem: der steigenden Flut an Passwörtern. Abhilfe schaffen webbasierte Passwortmanager wie LastPass, über die sich Zugänge schnell und sicher verwalten lassen. LastPass füllt Passwortfelder mit Hilfe der Browser-Erweiterung automatisch aus. Zusätzlich gibt es einen „Vault“, in dem Notizen und Websites gespeichert werden können. Andere Passwortmanager sind RoboForm oder Dashlane. Letzteres ist aufgrund der simplen Benutzeroberfläche vor allem für kleinere Teams eine gute Wahl.

Fun Fact: Wussten Sie, dass das häufigste Passwort deutscher Nutzer immer noch „123456“ ist?


5. Lohnabrechnungen digitalisieren

Am Monatsende müssen die Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt werden. Sind diese dienstlich unterwegs oder im Urlaub, zieht sich das in die Länge. Eine praktische Alternative bieten digitale Tool wie DATEV, Lohnfix oder ilohngehalt. MitarbeiterInnen können sich mit ihrem persönlichen Login auf einer sicheren Plattform einloggen und dort ihre digitalen Lohnzettel aufrufen, archivieren oder downloaden. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern schont auch die Umwelt. Ausdrucke, Versand und Portozahlungen gehören damit der Vergangenheit an. 


Fazit:

Die Umstellung auf digitale Lösungen ist nicht immer einfach. An viele Abläufe haben sich Mitarbeiter über Jahre gewöhnt. Der Weg zum digitalen Büro sollte deshalb als langfristiger Wandel betrachtet werden. Ratsam ist, sich langsam der Digitalisierung zu nähern und zum Beispiel in regelmäßigen Abständen ein neues Tool integrieren. Langfristig gesehen profitieren Unternehmen so von einer effizienteren Zusammenarbeit, sparen Kosten und schonen gleichzeitig die Umwelt.